Singkawang, 24 September 2024 – Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kota Singkawang melalui Bidang Aplikasi Informatika (Aptika) menggelar Sosialisasi Pemanfaatan Cloud dan Email Resmi Pemerintah Kota Singkawang pada 24–25 September 2024. Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan atau Person in Charge (PIC) dari seluruh Perangkat Daerah, kelurahan, serta unit pelayanan publik di lingkungan Pemerintah Kota Singkawang.
Kegiatan ini bertujuan meningkatkan pemahaman aparatur pemerintah mengenai pemanfaatan layanan cloud dan email resmi sebagai sarana penyimpanan data, kolaborasi, serta komunikasi kedinasan yang lebih aman, efektif, dan terintegrasi guna mendukung penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pelayanan publik.
Kepala Bidang Aplikasi Informatika (Aptika) Diskominfo Kota Singkawang, Hery Ristiawan, menjelaskan bahwa layanan cloud memberikan kemudahan bagi aparatur sipil negara dalam bekerja secara fleksibel tanpa terbatas oleh lokasi maupun perangkat yang digunakan.
"Melalui layanan cloud ini, pegawai dapat bekerja di mana saja dan kapan saja, baik dari rumah maupun kantor menggunakan laptop, komputer, ataupun perangkat Android dan iOS. Seluruh data yang disimpan akan tersinkronisasi secara otomatis sehingga dapat diakses dengan mudah dan aman," ujar Hery.
Menurutnya, pemanfaatan cloud juga menjadi solusi terhadap pengelolaan dokumen kedinasan yang selama ini masih banyak dibagikan melalui grup WhatsApp. Kondisi tersebut sering kali menyebabkan dokumen sulit ditemukan kembali karena tertumpuk oleh percakapan lainnya.
"Dengan penyimpanan berbasis cloud, dokumen akan tersimpan secara terstruktur sehingga lebih mudah dicari kembali saat dibutuhkan. Hal ini tentunya akan meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen di setiap perangkat daerah," tambahnya.
Selain mendukung kolaborasi antarpegawai, layanan cloud Pemerintah Kota Singkawang juga mampu menyimpan berbagai jenis file, mulai dari dokumen perkantoran seperti DOC dan DOCX, file PDF, gambar JPG, hingga file multimedia seperti MP3 dan MP4.
Pada tahap awal implementasi, setiap Perangkat Daerah, kelurahan, dan unit pelayanan publik diberikan kapasitas penyimpanan sebesar 10 GB. Apabila kebutuhan penyimpanan meningkat, perangkat daerah dapat mengajukan penambahan kapasitas kepada Bidang Aptika Diskominfo sesuai dengan kebutuhan.
Melalui sosialisasi ini, peserta juga mendapatkan pendampingan teknis mengenai penggunaan cloud dan email resmi, mulai dari proses aktivasi akun, pengelolaan dokumen, berbagi berkas secara aman, hingga penerapan praktik terbaik dalam menjaga keamanan data pemerintah.
Kegiatan ini merupakan bagian dari komitmen Pemerintah Kota Singkawang dalam mempercepat transformasi digital di lingkungan pemerintahan. Dengan pemanfaatan layanan cloud dan email resmi secara optimal, diharapkan tata kelola pemerintahan menjadi semakin efektif, efisien, akuntabel, serta mampu meningkatkan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat.